Cosa fare dopo aver scelto la location per il matrimonio: Gli step successivi
Una volta trovata la location perfetta per il matrimonio, il lavoro non è finito: ci sono ancora molti dettagli da organizzare per esser sicuri che tutto vada secondo i piani. In questo articolo, esploreremo gli step successivi da seguire una volta scelta la location.
1. Fissare la Data del Matrimonio e Confermare la Prenotazione
Il primo passo, una volta scelta la location, è confermare la disponibilità per la data del matrimonio. A volte il procedimento è inverso, ovvero il comune o la chiesa danno la disponibilità di data e successivamente si sceglie la location, altre volte invece la location è talmente tanto gettonata e desiderata che la disponbilità di quest’ultima definisce la data, quando ovviamente in comune ed in chiesa la stessa data sia disponibile. Quindi mi raccomando! Non firmate la location se non avete la certezza che la chiesa o il comune siano disponbili per la data desiderata.
2. Definire il Tema e lo Stile del Matrimonio
Con la location ormai scelta, è il momento di pensare al tema e allo stile del matrimonio. La location che hai selezionato influenzerà enormemente il mood dell’intero evento. Per esempio, una villa storica potrebbe richiedere un matrimonio elegante e classico, mentre un agriturismo si presterebbe meglio a un tema rustico o boho chic. Definire il tema ti aiuterà a coordinare tutti gli altri dettagli insieme alla wedding planner!
3. Pianificare la Logistica del Giorno del Matrimonio
La logistica è uno degli aspetti più importanti da pianificare dopo aver scelto la location. Organizza i dettagli relativi agli spostamenti degli sposi e degli ospiti. Se la location è distante dalla chiesa o dal luogo della cerimonia, considera il noleggio di navette o mezzi di trasporto per gli invitati. Inoltre, se la location è all’aperto e si utilizza per il rito, è fondamentale che la stessa disponga di più di uno spazio per il piano B. Di questo abbiamo parlato nel nostro articolo precedente dedicato alla scelta della location!.
4. Selezionare il Catering e il Menu
Un altro passo fondamentale dopo aver scelto la location è selezionare il catering. Alcune location offrono un servizio catering interno, mentre altre ti permettono di scegliere il fornitore esterno. Discuti con il team della location le opzioni disponibili e scegli un menu che si adatti sia al tema del matrimonio che ai gusti dei tuoi ospiti. Se hai ospiti con esigenze dietetiche particolari, assicurati che il catering possa offrire opzioni adatte.
5. Personalizzare la Decorazione della Location
L’allestimento della location è ciò che trasforma un ambiente già bello in uno spazio unico e personale. Dopo aver definito il tema del matrimonio, è bene pianificare il set up. Se la location ha un’atmosfera già elegante, potrebbe non aver bisogno di grandi stravolgimenti ma si potrebbero aggiungere solo piccoli dettagli personalizzati. In alternativa, se la location è più neutra,sarà più facile ma più dispendioso esser creativi e trovare soluzioni di allestimento ad hoc. Fiori, luci, materiali dovranno esser in armonia.
6. Prenotare i Fornitori e Coordinare i Dettagli
Una volta confermato il tema e i servizi principali, è il momento di iniziare a prenotare i fornitori. Questo include fotografi, videomaker, musicisti, fioristi, light designer e qualsiasi altro professionista di cui avrai bisogno. Ogni fornitore deve essere informato sui dettagli della location e su come la sua parte si integrerà nell’evento. Fondamentale è discutere il timing e la logistica con tutti i professionisti coinvolti in modo che tutto si svolga senza intoppi, come descritto nel punto 9. Il nostro consiglio è quello di rivolgersi sempre ad un professionista wedding planner che potrà aiutare con la gestione di un timing perfetto.
7. Controllare i Permessi e le Licenze
Se la location scelta richiede particolari permessi, come nel caso di eventi all’aperto o in luoghi storici, bisogna esser certi di avere tutte le licenze necessarie. Alcuni luoghi potrebbero richiedere permessi speciali per musica dal vivo, fuochi d’artificio, o anche per la somministrazione di alcolici. Verificare con la location se c’è bisogno di pratiche burocratiche aggiuntive.
8. Verifica la Sicurezza e il Comfort degli Ospiti e Fornitori
Una volta che tutto è pianificato, è importante pensare alla sicurezza e al comfort degli ospiti. Verificare sempre che la location abbia misure di sicurezza adeguate e che ci siano servizi come l’accesso per disabili, bagno e spazi per riposare o per cambiarsi se necessario. Inoltre, se la location si trova in un’area con temperature particolarmente elevate o basse, prendi in considerazione l’installazione di climatizzatori o riscaldamenti temporanei. Non dimenticarsi mai dello staff. Anche i professionisti che il giorno del matrimonio lavoreranno alla realizzazione dello stesso avranno probabilmente bisogno di spazi per cambiarsi e di tempo per poter mangiare.
9. Pianificare il Giorno del Matrimonio: Timeline e Coordinamento
Infine, una volta che tutti i dettagli sono confermati, una timeline dettagliata per il giorno del matrimonio è uno step fondamentale. La timeline include l’orario di arrivo dei fornitori, dell’allestimento di tutti, l’inizio della cerimonia e di tutti i momenti principali compreso il disallestimento. Un coordinatore del matrimonio o un responsabile della location può essere utile per garantire che tutto vada secondo i piani.
Dopo aver scelto la location del matrimonio, ci sono molti passaggi importanti da completare per garantire che il grande giorno si svolga senza intoppi. Dalla conferma della data alla pianificazione della logistica, passando per la selezione dei fornitori e la personalizzazione dell’allestimento, ogni dettaglio deve essere curato con attenzione. Seguendo questi step e pianificando con anticipo, si potrà trasformare la location scelta in un luogo incantevole in cui vivere un giorno così speciale.