Il wedding planner- si o no?

Chi è un wedding planner

Nell’immaginario collettivo il wedding planner è colui/colei che si occupa di consigliarti quale progetto floreale o mise en place possa andar bene per la tipologia di matrimonio desiderato e quindi non per forza fondamentale per chi desidera un matrimonio meno sfarzoso o con più logistica e meno design.

Niente di più sbagliato. Ma andiamo per gradi. 

Perché esiste questa errata credenza? Perché pensiamo che il wedding planner sia una figura superflua, facilmente sostituibile con amiche, madri, future suocere o cugine?

Tutto questo perché in Italia, culturalmente, l’organizzazione del matrimonio è sempre stata un momento di condivisione familiare. Ci si riuniva ad un tavolo ed insieme alle donne della famiglia, eh sì perché gli uomini non si azzardavano minimamente a partecipare alle riunioni familiari, si arrivava, tra un litigio ed un malcontento, alla tanto ambita decisione finale sul grande giorno. Questi dibattiti si protraevano per giorni, mesi o anni!

Fino a pochi anni fa, il matrimonio era una giornata di festa, di condivisione con amici e parenti. C’era la chiesa o il comune e poi tutti insieme ci si recava nel luogo del ricevimento. 

Era una giornata di festa, facilmente organizzabile a livello amatoriale.

Ed è stato così fino all’avvento dei primi programmi televisivi e dei social network. L’arrivo di entrambi ha fatto sì che il matrimonio si trasformasse in un vero e proprio evento. Più si va avanti e più le richieste degli sposi sono complesse. Con il cambiare delle esigenze e richieste dei futuri sposi, anche i fornitori, specialmente dopo il covid, hanno iniziato ad attrezzarsi e strutturarsi diversamente alzando di molto il livello di offerta. In uno scenario come questo, un’organizzazione familiare amatoriale non è più sufficiente per aiutare i futuri sposi ad organizzare il giorno delle nozze seguendo la scia del cambiamento del mercato e soprattutto dell’offerta proposta sui social e dai programmi televisivi. 

E quindi come si inserisce la figura del wedding planner in questo scenario? 

Di cosa si occupa un wedding planner?

Un wedding planner supporta le coppie dal primissimo momento, ovvero dalla scelta della data e della location alla scelta e selezione di tutti i fornitori in linea con le esigenze del cliente. Quali sono queste esigenze?

L’area geografica scelta per il grande giorno, il budget, la disponibilità di data e la scelta stilistica.

Per ogni fornitore il wedding planner si occuperà di leggere i contratti, far realizzare le dovute modifiche, assistere il cliente nella gestione del budget che molto spesso viene preso sottogamba ed occuparsi del progetto finale. Il lato estetico non è l’unica responsabilità della wedding planner, viene certamente dopo tutta la parte di assistenza burocratica e selezione e proposta dei vari fornitori da coinvolgere. Insomma un lavoro tutt’altro che semplice.

E’ un lavoro che può durare pochi mesi ma anche anni. Questo dipende dalla velocità di risposta degli sposi, perché un matrimonio, un vero professionista non impiega molto tempo ad organizzarlo. Quel che devono capire gli sposi è che possono scegliere di essere parte attiva dell’organizzazione insieme al wedding planner. Questa figura professionale non li solleva dalle scelte o decide per loro, tutt’altro. Si fa portavoce e mediatore con tutta la catena dei fornitori.

Da cosa si parte quindi?

In una prima chiacchierata conoscitiva la coppia racconta al professionista la propria idea di matrimonio, partendo dalla data, se scelta, al luogo geografico e al budget. Quest’ultimo è una parte fondamentale. Spesso le coppie hanno timore a rivelare il proprio budget ma senza questa importante informazione, il wedding planner non riesce a proporre i giusti fornitori ed è un lavoro che si protrae nei mesi in maniera inutile, quando invece basterebbe dire dal primo giorno quale disponibilità economica la coppia ha. E sulla base di questa preziosa informazione far partire tutta la carovana organizzativa. 

Un tempo gli sposi, uomini,  non si sentivano parte in causa, adesso sempre di più l’organizzazione del giorno del sì è diventata una responsabilità condivisa al 50% tra le coppie. Questo perché fino a poco tempo fa, erano le famiglie della sposa a contribuire in maniera economica all’organizzazione del proprio matrimonio. Oggigiorno invece sono gli sposi a farsi carico delle spese e questo rende anche lo sposo certamente più attento e partecipe.

Partendo dal primo incontro conoscitivo,  solitamente gratuito, i/la wedding planner farà alla coppia delle domande  a lei/lui utili al fine di comprender meglio la tipologia di lavoro a cui la wedding planner andrà incontro e le conseguenti risorse necessarie alla coppia per realizzarlo. Verrà poi consegnato in tempi brevi un preventivo ed un primo feedback sul budget comunicando loro se quanto ipotizzato è un budget realistico.

Successivamente, inviato il preventivo, se la coppia accetta si aprono le danze!

I primi passi…

La prima cosa che farà un wedding planner sarà quello di proporre delle location, compresa la chiesa , qualora non fosse già stata scelta dalla coppia, disponibili per la data scelta.

Una volta definita, ad effetto domino verranno proposti tutti gli altri fornitori, tra cui, catering, fiori, foto, video, grafiche, bomboniere ed accessori. In realtà in base alla distanza dal momento in cui la coppia inizia a lavorare con la wedding planner sarà fondamentale capire la scelta dell’abito da sposa. Molti atelier infatti hanno bisogno di un arco temporale che va dai 9 ai 5 mesi precedenti le nozze dalla conferma della scelta dell’abito alla fase di modifiche e consegna ultima dell’abito. Anche il supporto sulla proposta di brand per gli abiti è compito del wedding planner, se la coppia richiedesse un supporto.

La timeline – “La scaletta”

Ma il ruolo più complesso è certamente quello della realizzazione di una timeline, ovvero quel che in gergo viene chiamato “scaletta” e di tutti gli step necessari per arrivare alla creazione della stessa. Sembra un gioco da ragazzi ma metter insieme un minimo numero di 15 fornitori circa ognuno con le proprie esigenze in un arco temporale molto ristretto, considerando che un matrimonio si svolge in circa 8/10 ore, non è semplicissimo. Per questa ragione ogni sposa senza wedding planner a poche settimane dalle nozze si pente di non aver coinvolto nessun professionista nell’organizzazione delle proprie nozze, perché proprio nelle settimane precedenti l’evento, si delineano tutti gli aspetti più complessi della gestione dello stesso. Vi faccio degli esempi pratici:  lo sapevate che per la preparazione della sposa servono come minimo 4 ore circa tra trucco/parrucco/vestizione e foto? Come viene coordinato l’arrivo di truccatore, fotografo, parrucchiere e videomaker?  Chi detta i vari tempi? La wedding planner. 

Un altro esempio calzante è il fatto che soprattutto negli ultimi due anni l’intrattenimento della cena o del pranzo è diventato un vero e proprio show e questo richiede una particolare precisione nella creazione della scaletta che deve contenere i tempi di uscita delle pietanze del catering con le varie performances degli artisti ma tenendo anche conto dei vari discorsi che gli amici degli sposi sono soliti fare. 

Anche l’allestimento della location richiede dei tempi che solo i professionisti conoscono e soprattutto una vera e propria scaletta di allestimento e disallestimento. Così come la logistica degli ospiti è compito della wedding planner. Pensate agli ospiti che provengono da fuori e che hanno bisogno di pernottamento e dei transfer che possano portarli dall’hotel alla chiesa e dalla chiesa alla location per poi concludere la serata e tornare in hotel. Chi gestisce questi spostamenti? La wedding planner!

Che servizio offre il wedding planner? 

Esistono inoltre delle formule di collaborazione con le wedding planner che vanno incontro alle più disparate esigenze. Esistono delle coppie che preferiscono fare in autonomia una scelta e selezione dei fornitori, così come firmare i vari contratti ma che solo ad un paio di mesi dal traguardo si rendono conto della difficoltà della gestione il giorno dell’evento e si rivolgono ad un professionista per un supporto. Alcuni wedding planner quindi possono prendere le redini della gestione dell’evento, coordinando solo il giorno stesso. Questo servizio ha un costo diverso ma non tutte le wedding planner lo svolgono in quanto è una grande responsabilità mettere insieme dei pezzi di un puzzle deciso da amatori che spesso comporta non poche difficoltà.

In conclusione, oggi i matrimoni sono un evento grande, gli sposi hanno delle aspettative altissime anche se non hanno enormi budget e per questo, anche il matrimonio più semplice necessita di un supporto di un professionista che potrà consigliare al meglio gli sposi su tutte le fasi di organizzazione del giorno del sì.

Immagini via www.pexels.com